5.1 Chairperson • Coordinating the activities of the Executive Council in the fulfillment of its tasks; • Presiding over meetings; • Holding signing power for the Delegation; • Signing bank transactions with the Treasurer; • Sitting on the Consultative Group of the Rights & Democracy Network; • Acting as principal liaison between the Delegation and Rights and Democracy’s coordination team. 5.2 Deputy Chairperson • Assisting the Chairperson in the fulfillment of his/her tasks; • Convening meetings and drafting agendas; • Up keeping and organizing of all relevant files in the organization’s archive; • Managing the email account and dealing with communicating necessary internal communication to appropriate executive members. Any emails from the Network, and important bodies, should be forwarded to the delegation chair to manage; • Having close coordination and working relationship with the Delegation Chair; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.3 Secretary • Ensuring that technical requirements for meetings are met; • Taking Meeting minutes; • Uploading minutes/agenda to Networks forum and to send to webmaster to have uploaded to DDRD website; • Having close coordination and working relationship with the Delegation Chair; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.4 Treasurer • Taking care of all financial transactions of the Delegation; • Drafting the Delegation’s financial reports; • Holding jointly, with the Chairperson, signing power for the Delegation’s bank transactions; • Drafting an annual budget at the beginning of the school year for any planned projects; • Managing the finances of each individual delegation project; • Providing information on financial status when required; • Putting financial record of clubs annual activities in hard copy format to be passed on to the Executive Committee of the following year (all financial transactions should be validated with receipts); • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.5 External Communications Relations Officer • Drafting and sending press releases; • Maintaining links with the media; • Informing delegation members of the Network’s activities, newsletter summaries, internship postings and deadlines, and having a thorough working knowledge of the Networks website; • Establishing links with various partners; • Following-up progress of projects with partners; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.6 Social Relations Coordinators • Liaising between the delegation and students; • Organizing social events; • Informing delegation members of current events at Glendon College in terms of social and community gatherings, so as to avoid a conflict in event booking; • Representing the delegation at appropriate GCSU meetings; • Supervising participants and volunteers during activities; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.7 Ethical, Equality, and Diversity Advisor • Ensuring consistency of the Delegation’s operations with the objectives and guidelines of the Rights and Democracy Network; • Promoting activities related to the human rights of members of marginalized groups, such as women, people with disabilities, indigenous people; • Defining the means by which democratic values will be reflected in the Delegation’s activities; • Developing strategies to facilitate the participation of students who are members of marginalized groups; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.8 Bilingual Communications Officer • Working in conjunction with all executive members to provide bilingual assistance as required; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.9 Webmaster • Uploading all meeting minutes to the DDRD website; • Posting the contents and developing the visual presentation of the Delegation’s Internet page; • Updating the Delegation’s Internet page; • Providing technical support to members of the Delegation with respect to activities related to the Internet site and the Network portal, including the creation and maintenance of discussion forums; • Ensuring the conformity of visual presentation and content with standards of accessibility for people with disabilities; • Ensuring liaison with the Rights and Democracy Network coordination team with respect to files under his/her responsibility.
5.10 Ad Hoc Committees and Ad Hoc Positions • Ad Hoc Committees and Positions can be created as needed by the members of the Executive Committee, and are to be terminated once the position’s functions have been fulfilled. The functions are to be outlined by the Executive Committee prior to the Ad Hoc Committees and Positions being filled.
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Article 5.1. Président(e)
• Coordonner les activitées du Conseil Exécitif dans la réalisation des tâches; • Présider les réunions; • Tenir le pouvoir de signer au nom de la Délégation; • Signer les transactions de avec le Trésorier; • Sièger avec le Groupe Consultatif du Réseau Droits et Démocratie; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Agir en tant que Liaison Principale entre la Délégation et l’équipe de coordination du Réseau de Droits et Démocratie;
Article 5.2. Vice-Président(e)
• Assister le Président dans la réalisation de ses tâches; • Assembler les réunion et assister le ou la secrétaire avec la planification agendas; • Entretenir et organiser toutes les fillières dans les archives de la Délégation; • Gestionner le compte de messagerie électronique et communiquer avec les Membres du Conseil Exécutif selon le besoin. Tout courriels provenant du Réseau ou de n’importe quelle entité importante devraient être envoyé to the Delegation chair to manage; • Entretenir une coordination de travail avec le ou la Président(e); • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.3. Secrétaire
• Assurer que toutes le nécessités techniques sont prêtes à chacune des réunions; • Planifier les Agendas des Réunions et provisionner des copies-papier à tous les membres; • Prendre les Minutes de chaque Réunion; • Télcharger les minutes et les agendas sur le Forum du Réseau; • Entretenir une coordination de travail avec le ou la Président(e); • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.4. Tresorier(ère)
• Prendre soin de toutes transactions financières de la Délégation; • S’occuper des rapports financiers de la Délégation; • Posseder le pouvoir de signer avec le ou la Prisident(e) à toutes transactions de la Banque de la Délégation; • Prévoir un budget annuel au début de chaque année scolaire en tenant compte de tous les projets envisagés; • Contrôler les finances de chaque projet de la Délégation; • Donner de l’informations à propos du statut financier au besoin; • Mettre le record financier des activités annuelles de la Dlégations en format-papier pour qu’il soit passé au Conseil Exécutif de l’année suivante (toute transaction financière doit être validé avec les reçus qui concernent cette même transaction); • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.5. Officier(ère) des Communications Externes
• Écrire et envoyer des commniués de presse; • Maitenir des liens avec les médias; • Faire la publicité des événements de la délégation; • Informer les membres de la délégations des activités du Réseau, des résumés de bulletins, avertir les membres des date-limite pours les internats, et avoir une connaissance complète du site web du Réseau; • Établir des liens avec plusieurs partenaires; • Faire un suivi des messages postés et ainsi que des courriels; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.6. Coordinateur(trice) des Relations Sociales
• Agir en tant que liaison entre la Délégation et les étudiants; • Organiser des événements sociaux; • Informer les membres de la Délégations des événements au Campus Glendon en ce qui concerne des rassemblement sociaux et communautaire dans le but d’éviter un conflit d’horaire pour les réservations; • Représenter la Délégation aux réunions de l’Association Étudiante du Collège Glendon (AÉCG); • Superviser le public (participants and volontaires) durant les activités; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.7. Aviseur d’Ethique, d’Egalité et de Diversité
• Assurer la consitence des opérations de la Délégation selon les objectifs et les directives du Réseau; • Promouvoir les activités reliées auc droits humains des groupes marginalizés, tel que les femmes, les personnes à capacité reduite, les indigènes; • Définir les moyens par lesquels les valeures démocratiqu seront véhiculé par les activités de la Délégation; • Developper des stratégies pour facilter la participation des étudiants qui font parti des groupes marginalizés; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.8. Officier(ère) des Communications Bilingues
• Travailler en conjonction avec tout les membres du Conseil Exécutif pour fournir une assistance bilingue selon le besoin; • Traduire les matériaux promotionels de la Délégation ainsi que d’autres matériaux de communications du Français à l’Anglais, et/ou de l’Anglais au Français; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.9. Webmestre
• Télécharger toutes le minutes des réunions sur le site web de la Délégation; • Poster le contenu et developper la présentation visuelle de la page Internet de la Délégation; • Mettre à jour la page Internet de la Délégation; • Fournir du support technique aux membres de la Délégation avec respect aux activités reliées au site Internet et au portail du Réseau, incluant la création et la maintenance des discussions de forums; • Assurer la conformité de la présentation visuelle et du contenu avec les standards d’accessibilité des personnes avec des capacités réduites; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
Article 5.10. Représentant(e) de la Première Année
• Encourager la participation des étudiants de la première année afin de promouvoir la longévité de la Délégation; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation; • Assurer la liaison avec l’équipe coordinatrice du Réseau de Droits et Démocratie en ce qui concerne la responsabilité de celle-ci ou celui-ci;
5.11. Comités Ad Hoc et Positions Ad Hoc
• Les Comités Ad Hoc et les Positions Ad Hoc peuvent être créé se lon le besoin par les membres du Conseil Exécutif et ils sont supprimés dès lorsque les fonctions de leurs positions ont été acomplis. Les fonctions seront définis par le Conseil Exécutif avant que le Comité et les Positions Ad Hoc soient remplis. Ces positions ne font pas parti du Conseil Exécutif. Un représentant du comité est encouragé à être présent lors des réunions du Conseil Exécutif afin de témoigner des activités actuelles du comité Ad Hoc; • Créer et soumettre, pour les archives de la Délégation, un rapport annuel soulignant les tâches et fonctions effectué sous ce rôle à fin de promouvoir la longévité et facilliter le bon fonctionnment de la Délégation.
Monday, January 28th: The Ties That Bind